Consejos para estructurar correctamente una base de datos de recambios

La clave principal para alcanzar el éxito en la gestión de un negocio de recambios se encuentra en trabajar en una base de datos analizada y definida, en la cual se organicen las referencias. Los profesionales de Isi Condal ofrecen en su blog varias recomendaciones para hacer esto posible.

1. Las referencias deben ser fáciles de entender

Los criterios para estructurar una base de datos deben ser realistas y no tratar de responder a un complejo esquema que luego sea imposible de mantener y dificulte el análisis de la información verdaderamente importante. Ten en cuenta que no sirve de nada crear muchas familias si luego esa información no se va analizar, y que además un exceso de información dificulta su estudio y la posibilidad de establecer descuentos o campañas.

Lo recomendable es realizar una buena organización que permita agrupar los contenidos en cuadros de mando fáciles de interpretar.

2. La importancia de definir la estructura en base al mercado de los fabricantes

La estructura de la base de datos debe responder a la lógica de los fabricantes, por lo que puede hacerse uso de las que tienen definida para dar cobertura a sus condiciones de venta al mayor número de distribuidores, y aplicarla a las propias necesidades de la empresa de recambios.

3. Definir un criterio común si perteneces a un grupo

Aunque pueda parecer algo obvio, es importante tener en cuenta que debe mantenerse un criterio común para definir la estructura de la base de datos, de forma que se puedan unificar los reportes y presentar cifras conjuntas para negociar mejor frente a los fabricantes.

4. Mantener el mismo criterio de estructura de la base de datos

Ya sea que establezcas como punto de partida la base habitual del mercado o la de tu propio grupo, es importante que unifiques con un mismo criterio las diversas estructuras de cada fabricante, lo que te permitirá analizar los productos de forma independiente a la marca del mismo; y que esta estructura se respete en el tiempo.

5. El software de gestión influye en la estructura de la base de datos

Es posible que el software haya influido en la forma de gestionar esos datos y nunca se hayan reclasificado de la forma más eficaz. Los profesionales aconsejan aprovechar un cambio del sistema de gestión para resolver los errores y que se puedan modificar algunos criterios.

Isi Condal recomienda la creación de catálogos de las gamas de recambios que se distribuyen. Además, dado que los fabricantes facilitan la información de sus artículos, se recomienda crear la totalidad de las referencias de una marca. También se les puede solicitar que faciliten las equivalencias o se pueden establecer los cruces en el sistema para poder dar respuesta a consultas de clientes y ofrecer alternativas, utilizar equivalencias hasta reducir existencias y unificar consumos en familias para poder comparar marcas.