Cómo y por qué calcular el tiempo de ciclo del taller de carrocería

El tiempo es oro, tanto para el cliente del taller como para el propio taller y, en este sentido, PPG hace una serie de recomendaciones en su blog para que lo tratemos como tal y lo rentabilicemos al 100%, para lo cual es necesario una minuciosa planificación del trabajo del taller, recepcionando cada día un número similar de vehículos que no exceda su capacidad de producción diaria y que, además, proporcionen la carga de trabajo necesaria para asegurar una plena ocupación de chapistas, pintores y cabina de pintura.

El tiempo de ciclo es muy importante para todas las partes implicadas en la reparación de un vehículo y su optimización es fundamental para clientes, compañías de seguros y talleres, y de interés común por sus distintas implicaciones. Recuerda Cesvimap que es interesante integrar el control de este tiempo en la propia gestión del taller, dedicándole esfuerzo para su cálculo, seguimiento y, en caso necesario, implantar acciones para su mejora. Gestionar esta variable requiere una correcta medición, para lo que es necesario fijar unos índices que proporcionen información. Para determinar estos índices, hay que concretar el ciclo de la reparación y establecer unos límites que permitan su acotación precisa.

Todo comienza con la recepción del vehículo y finaliza con la devolución al cliente, pasando por la recepción de vehículo, el inicio de la reparación, en el área de carrocería y de pintura; la gestión del recambio o la preparación para la entrega, entre otros. El análisis individual de cada paso aporta información valiosa sobre las posibilidades de mejora.

Para calcular el tiempo de ciclo, hay que realizar un recuento del número de vehículos que se encuentran en el taller al final de cada jornada, dividiéndolo por el número de reparaciones que se hacen diariamente de media (el número de reparaciones totales en un mes entre el número de días trabajados en ese periodo). Por ejemplo, si hay 50 vehículos al final de una jornada y somos capaces de efectuar 5 reparaciones diarias, nuestro tiempo de ciclo será de 10 días por reparación. Así, el valor diario de este cálculo dependerá, principalmente, de la planificación del taller. Con una programación continua, en la que se recepcionan todos los días de la semana un número similar de vehículos, obtendremos un valor constante.

Digitalización

Por otro lado, si el número de entradas diarias no es constante –por ejemplo, una planificación semanal en la que se concentra la mayoría de recepciones los primeros días de la semana–, obtendremos valores distintos de lunes a viernes. En este caso, puede ser útil calcular el valor medio de una semana para obtener un dato representativo.

La mejor opción para obtener este índice es confiar en el sistema informático de gestión de nuestro taller. La mayoría de ellos dispone de funciones para un cálculo automático del tiempo de ciclo, con filtros en función del tipo de cliente, marca del vehículo o tipo de reparación, entre otros.

Resulta conveniente separar las reparaciones de vehículos que pueden circular de los que no. Conocer el tiempo de estos últimos es igualmente interesante, pero su valor dependerá de diferentes circunstancias ajenas a la gestión del taller. La única precaución en el uso del sistema informático es asegurarse de que siempre se introducen correctamente las fechas de recepción y entrega de cada reparación, y el resto de los datos que queramos emplear como filtro en su cálculo. Si los datos registrados en el sistema no son exactos, los resultados tampoco lo serán y no reflejarán la situación real del taller.

Tiempo de estancia

El tiempo medio de estancia de un automóvil en un taller de chapa y pintura en España es, aproximadamente, de 9 a 10 días, un dato que podría emplearse para evaluar la situación particular de cada negocio de reparación y la necesidad o no de mejora. No obstante, no tiene en cuenta la magnitud de las reparaciones más frecuentes. De este modo, el tiempo de ciclo no debería ser el mismo en una pequeña intervención –una o dos piezas–, que en un repintado completo o una reparación en bancada. El tipo de reparación más frecuente en el taller marcará su tiempo medio. Por ello, es conveniente incluir en esta medición una variable que contemple la magnitud de las reparaciones. Esto puede hacerse con un índice que represente las horas que el taller es capaz de facturar al día en cada orden de trabajo. Ello informa sobre el ritmo de producción por orden y puede calcularse dividiendo el tiempo medio facturado por reparación por el de ciclo. Por ejemplo, si un taller factura una media de 10 horas por reparación y su tiempo de ciclo es de 10 días, es capaz de producir una media de una hora de facturación/día en cada reparación. Este índice da una idea bastante aproximada de los días necesarios para completar una reparación en concreto, teniendo en cuenta, únicamente, las horas a facturar en ella.

Esto resulta muy útil para determinar la fecha prevista de entrega y estimar las necesidades de vehículos de cortesía o de sustitución, entre otros aspectos, si bien es absolutamente necesario disponer antes de la peritación o del presupuesto completamente terminado.

Vehículos en espera

Unos valores bajos de este índice no indican que el taller está produciendo menos de lo debido y que, durante la mayor parte de la estancia de los vehículos en el taller, no se está trabajando en ellos; es decir, se encuentran esperando a que llegue su turno en algún paso de la cadena de producción. A algunos talleres les gusta esta situación, porque les da seguridad de que haya siempre un exceso de trabajo en curso en sus instalaciones; de esta manera, se reduce el riesgo de paro en los medios productivos por falta de vehículos listos para trabajar y la planificación de la producción es menos sensible a imprevistos.

Pero también tiene su lado negativo: no será del agrado del cliente, además de incrementar el coste si ofrecemos coches de cortesía o sustitución. Gestionar de esta forma la agenda del taller conlleva un elevado tiempo de ciclo y, por tanto, excesivo número de días de estancia de los vehículos. De esta forma, si en el ejemplo antes expuesto podemos reducir el trabajo en curso a 25 vehículos en el taller, el tiempo de ciclo será de 5 días y tendremos que invertir dos horas de media al día en cada reparación.