La factura digital o eFactura fue el vértice de la ponencia celebrada este 27 de marzo en la sede Asetra (Asociación de Talleres de Automoción). Una novedad llamada a convivir en el día a día de los talleres de manera casi inminente, puesto que, en algunos casos y si no hay modificaciones, ya entrará en vigor durante este 2025. Precisamente, su obligatoriedad, los plazos para acogerse a ella, todo lo que debe incluir, el software necesario, la normativa, así como un ramillete de ventajas e inconvenientes fueron el contenido mollar del webinar "Facturación electrónica: normativa, características y beneficios para pymes y autónomos junto a Asetra". 

Tras una breve presentación a cargo de Patricia Aróstegui, técnica de la Oficina Acelera pyme en Aecim (Asociación de Empresas del Comercio e Industria del Metal de Madrid), en la que detalló tanto la formación como los talleres y eventos que llevan a cabo y la labor de promoción para un proceso que será "necesario y obligatorio" próximamente, tomó la palabra Camilo López Guzmán, key account manager en Pulsar Technologies, empresa que colabora con la misma Oficina Aecim en transformación digital. Su intervención comenzó por lo más evidente. ¿Qué es la factura digital? "Es el comprobante del cobro de una factura de servicios, ahora con la nueva normativa desaparecen del papel y pasan a ser electrónicas, todos conocemos el formato PDF y muchos pueden pensar en que eso es una factura digital, pues bien, eso ya no va a ser suficiente, porque se va a pedir el intercambio digital del comprobante a partir de ahora, asimismo, según el Artículo 23, se exige a la empresa de programación y este tipo de software, que emita una copia en tiempo real a la Administración", una variación con la que "se busca una mayor transparencia de cara a Hacienda".

Tras el qué, López Guzmán se centró en el quién, en quiénes van a tener esta obligación de usar la factura electrónica: "Todos aquellos que ofrecen una factura "business to business" (B2B), desde los autónomos a las grandes corporaciones en España, lo que atañe a más de tres millones de agentes, que deberán realizarla para cualquier transacción entre compañías en el plazo de dos años, a partir de la aprobación del reglamento de la ley Crea y Crece, que todavía no ha entrado en vigor". "Hasta ahora, sólo las empresas proveedoras de la Administración estaban obligadas a usar el formato de la e-factura", matizó Camilo López, que dejó claro que "habrá muy pocas exenciones de factura electrónica, va a ser una obligación para todas las empresas y autónomos", volvió a recalcar.

Plazos: una horquilla de dos años

En cuanto a la hoja de ruta para su implantación, "el Gobierno establece plazos de adoptación de la factura electrónica en función de la capacidad de facturación de las compañías". Así, según Camilo López, "hay que distinguir entre las que facturan más de 8 millones anuales, que tendrán de plazo un año para adoptar el nuevo sistema a partir de la aprobación del reglamento, y las que facturan menos de esos 8 millones -en la práctica, casi todas las pequeñas empresas y autónomos del sector de la reparación-, que tendrán dos años de plazo", es decir, las empresas más grandes tendrán como mínimo hasta 2025, mientras que las más pequeñas dispondrán hasta 2027. "Siempre, a partir de una entrada en vigor que aún no ha culminado", volvió a subrayar.

A nivel de software, implantar la eFactura obliga a "unos cambios", puesto que "tendrán que adquirir un programa informático -que deberá estar homologado- que tan importante es que cree como que gestione dichas facturas electrónicas". No obstante, el miembro de Pulsar Technologies reconoció que "también nuestro negocio puede recurrir a prestadores de servicios de facturación electrónica, que se hagan cargo de la conservación de las mismas", como si fuera una gestoría.

En paralelo, la Administración española, a través de la Agencia Tributaria, "también prepara una solución muy sencilla para facilitar la adopción de la factura electrónica a todas las empresas y autónomos que lo deseen". "Será una alternativa a las herramientas que los fabricantes de software están poniendo en el mercado", avanza. 

En su intervención, López Guzmán también pormenorizó todos los detalles que debe incluir la factura electrónica: 

• Numeración de la factura. 
• Fecha de emisión. 
• Datos de identificación fiscal tanto del emisor como del receptor. 
• Concepto con los detalles del producto o servicio que se está facturando.
• Base imponible: importe sin contar impuestos ni descuentos. 
• Tipo impositivo: el tipo de IVA y el porcentaje de retención del IRPF.
• Importe total.
• Firma electrónica o certificado: para garantizar la autenticidad e integridad de la eFactura, el emisor debe incluir firma electrónica o mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI). 
• Además, la factura va a tener que incorporar un código QR para que pueda visualizarse en cualquier momento. 

Balanza de ventajas y desventajas

Asimismo, el key account manager de Pulsar Technologies ofreció un completo listado de ventajas de esta nueva factura digital: 

• Ahorro en el gasto de papelería: la factura electrónica es ecológica.
• Facilidad para los procesos de auditoria.
• Mayor seguridad en el resguardo de documentos. 
• Menor probabilidad de falsificación. 
• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
• Agilidad en la localización de la información.  
• Eliminación de espacios para almacenar el histórico de documentos.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes. 
• Reducción de costes. 
• Mejora de la eficiencia.
• Aumento de la seguridad documental. 
• Reducción en los tiempos de gestión. 
• Mayor agilidad en la toma de decisiones. 
• Reducción de errores en los procesos de generación, captura, entrega y almacenamiento. 
• Registro de emisión del comprobante fiscal digital. 
• Contabilidad electrónica automatizada. 
• Facilidad para el cálculo de impuestos. 

En el lado contrario, el ponente habló de cuatro desventajas como "obligar a las empresas que las emiten a depender de una conexión a internet; tener en cuenta que la anulación no está contemplada, lo que dificulta el trabajo a las empresas que estén acostumbradas a un proceso de anulación de facturas; la necesidad de que exista una compatibilidad entre los formatos del emisor de la factura y el receptor; y, por último, el tiempo de aprendizaje que tome a los empleados familiarizarse con una nueva solución de facturación electrónica". 

La incorporación de esta nueva normativa se corresponde con la denominada ley Crea y Crece, "una batería de medidas para fomentar la creación de empresas, reducir la morosidad e impulsar la financiación fuera de los bancos con el objetivo de garantizar una mayor trazabilidad y control de pagos".  La entrada en vigor de estas novedades se ajusta con la llamada "ley antifraude, que entró en vigor en octubre de 2021 y cuenta desde diciembre de 2023 con su propio reglamento técnico", concluyó López.