La lentitud del recambio

Si un consultor nos dijera que, analizando la actividad de nuestra empresa, ha detectado los siguientes síntomas: facturación prevista a final de 2013: 6% menos que el año anterior, descenso del 40% en la facturación de los últimos cinco años, caída radical de la rentabilidad, por la madurez del sector, incremento de costes logísticos por pedidos de menor volumen y mayor frecuencia, más impagos por parte de los clientes... ¿Qué harías tú? ¿Cerrarías? ¿Contratarías al consultor que ha detectado estos síntomas, para que te ayudara a cambiar la situación? ¿No harías nada?

Pues bien, aunque podría ser la situación por la que pasa tu empresa, realmente se trata de los datos obtenidos en el último análisis sectorial realizado en la revista Ruta del Recambio 2013 de InfoCap. El problema y lo más alarmante de esta situación no es los resultados en sí que, efectivamente, son preocupantes, sino que la gran mayoría de las empresas del sector no ha hecho ni tiene pensado hacer absolutamente nada. Si te rompes la pierna, vas al médico, si se avería tu coche, vas al taller, en definitiva, si hay un problema, buscas una solución y, en el 99% de los casos, la solución requiere acciones e inversión.

Menos rotación, más obsolescencia, menos margen, más costes logísticos, problemas de abastecimiento de algunos proveedores, todos estos síntomas, añadidos a los presentados al inicio de este artículo requieren de acciones e inversión. Acciones en todos los sentidos: esfuerzo comercial, de negociación, de gestión de stocks, de gestión financiera... Inversiones de todo tipo: comprar mercancía que se venda (la que no se vende no interesa), nuevas tecnologías, nuevos sistemas... En definitiva, en un mundo en plena recesión donde muchos han caído y otros tantos están cayendo, hay que reaccionar para evitar la caída o, como mínimo, invertir en un buen paracaídas que amortigüe el golpe. Si el mercado cambia, tú tienes que cambiar. ¿Catastrofista? No lo creo. Si hubiera afirmado esto en 2009, lo sería. Pero estamos en 2014 y llevamos cinco años de crisis, así que creo que, más que catastrofista, soy realista. Mientras algunas empresas han levantado la cabeza y han reaccionado, otras siguen con la cabeza bajo tierra, esperando que pase el temporal. El problema es que el temporal no pasa, así que habrá que ir buscando, como mínimo, un paraguas.

Con la recesión, se han recortado sueldos, cerrado almacenes, en definitiva, se han tomado todas las medidas que los gestores han considerado oportunas para mantener la liquidez en momentos donde se vende menos y, en muchos casos, lo que se vende, no se cobra. Pues bien, se nos pasa por alto un detalle importante para ver cierta luz al final del túnel: El número de ventas al contado de recambios en el mostrador de las tiendas ha aumentado el 20% en los últimos tres años. ¿Significa eso que ya estamos salvados? Para nada, pero este tipo de ventas aporta liquidez inmediata (que reduce lógicamente, el riesgo de cobro) y ahorro en términos de costes logísticos. Ahí sí está parte de nuestra salvación, en conseguir generar la máxima liquidez y rentabilidad posible. Evidentemente, no descubro nada nuevo con lo que acabo de decir, todos entendemos que nuestro objetivo es conseguir la máxima liquidez. El problema es saber cómo alcanzarla y detectar qué nos impide alcanzarla.

Hay muchísimos factores que mejorarán o empeorarán nuestras ratios de liquidez, pero lo que es primordial y básico es conocer qué pasa con nuestras existencias, en definitiva, con lo que vendemos y está en nuestro almacén. Ese es precisamente el problema, las existencias con las que se trabaja en el sector del recambio no se caracterizan por ser regulares y de alta rotación. El porcentaje de referencias dentro del sector en España, que pueden ser consideradas referencias regulares, no llegan al 10%, es decir, el 90% restante es precisamente la parte de nuestro stock que, si no está bien gestionada, penalizará enormemente nuestros resultados. Por lo tanto, en una economía en recesión, donde el acceso a la liquidez es más complicado, ya que los bancos no están ayudando precisamente a cubrirnos en ese aspecto, debemos tener claro que nuestro mayor problema radica en la lentitud por naturaleza de las referencias que compramos y vendemos en el sector del recambio. Y es que ese cliente que viene a la ventanilla y nos hace un pedido demandará varias referencias de nuestro surtido y, desgraciadamente, no todas serán filtros (producto de alta rotación en el sector). A esa lentitud me refería en el título de este documento.

También podría hablar de la lentitud propia del sector a la hora de afrontar acciones e inversiones que corrijan esta situación, pero en este caso, me centraré en la lentitud de las referencias con las que se trabaja en el sector, cuyas consecuencias de su mala gestión afectan a ratios tan importantes como la liquidez, la rentabilidad y hasta la continuidad de la empresa. Lamentablemente, después de analizar a diferentes compañías dentro del sector, podemos concluir que las empresas que no logran manejar correctamente esas referencias lentas o irregulares superan ampliamente a las que sí las están gestionando correctamente. Más del 50% de esas compañías de bajo rendimiento en la gestión de stocks sigue manteniendo procesos anticuados e ineficientes, con mucho trabajo manual y dejando poco tiempo a los compradores para pensar realmente dónde tienen el problema y como podrían afrontarlo. Muy a menudo, planificadores y compradores se ven obligados a determinar sus necesidades para todo el año, cuyo resultado normalmente se convierte en niveles de existencias excesivos con poca o muy poca demanda, en contraposición a otro tipo de referencias donde se producen roturas constantes y penalizaciones en el nivel de servicio.

La experiencia de nuestros clientes, por suerte, es otra. Trabajando con sistemas avanzados de optimización de stocks se consigue cambiar esa tendencia. El propio software analiza los patrones de demanda de las referencias y, en base a ellos, determina el método óptimo de aprovisionamiento, permitiendo comprar en lotes más pequeños y gestionar mejor las referencias de forma rápida y sencilla, favoreciendo que el comprador vea qué está sucediendo con la referencia o la familia en cuestión. Focalizar la atención en las referencias que nos pueden dar problemas de servicio o de nivel de stock permite a los compradores y planificadores gestionar su carga de trabajo de manera más eficiente. En definitiva, pasamos de un aprovisionamiento basado en las creencias o conjeturas a otro basado en la ciencia y datos concretos. De no hacerlo así, nos encontramos con un sector en el que los niveles de obsolescencia superan, como mínimo, el 25% del valor del stock, motivado en parte por no disponer de la tecnología que nos proporcione visibilidad sobre lo que realmente está sucediendo con nuestras referencias.

Dicen que de las crisis siempre se saca algo bueno. Personalmente creo que las crisis llegan porque no se están haciendo las cosas bien. Bajo esa premisa, algo tenemos que cambiar y la lentitud, tanto de las referencias como en la toma de decisiones, siempre es un problema. Víctor Ferrer

Responsable Área de Negocio de Slimstock España