Habilidades y herramientas para una buena gestión del taller

Tras la crisis sanitaria de la Covid-19, el empresario del taller debe disponer de la máxima información de su negocio que le permita tomar decisiones acertadas de cara a conseguir una mayor rentabilidad. En el webinar "Gestión del Taller Post-Covid", celebrado en el seno de Peña Profesional, Juan Jesús Roncel, responsable proyectos Soecar Córdoba, ofreció una serie de pautas para ayudar a este propósito.

Y es que, según comentó, el 95% de las empresas no cierran por no saber trabajar o por no tener trabajo: lo hacen por no tener una previsión de su tesorería. El cuadro de tesorería es, por lo tanto, una herramienta imprescindible para la gestión de cualquier negocio y también del taller. Refleja un resumen por meses del cómputo de cobros, pagos, liquidaciones e incluso las desviaciones que tiene la empresa.

Para generar riqueza y mejorar la rentabilidad del negocio, Roncel recomendó incidir positivamente en algunos de estos siete factores:

1. Maximizar los ingresos

El 75% del gasto del taller es de personal, por eso es muy importante rentabilizar los gastos con la mano de obra. Como empresa de servicios, el taller vende tiempo, de ahí que sea imprescindible medirlo. Es necesario tener un programa de control del tiempo y planificar y organizar la agenda de trabajo. Hay que conocer también las acciones de venta y marketing que se están llevando a cabo y saber qué es lo que compra el cliente. Y tener en cuenta si se cumplen las fechas de entrega.

2. Reubicar recursos

Supone conocer la eficiencia de los coches de cortesía (destino y alcance); saber si necesitamos un lavadero propio o es mejor subcontratarlo; controlar si los diagnósticos son adecuados y si el tiempo que se emplea en ellos lo son también; tener en cuenta la subcontratación en la que no se consigue rentabilidad.

3. Rentabilizar activos

Los activos se rentabilizan con un personal formado y enfocado, eficaz y eficiente, incluidos los directivos. Además, es conveniente contar con instalaciones actualizadas y no obsoletas y adecuadas a nuestras necesidades, que incluyan sala de espera y recepción, ya que somos un taller, no un distribuidor ni un almacén. Hay que aprovechar los medios que tenemos a nuestro alcance (DMS o programas de gestión, asociaciones, proveedores…), cuidar la imagen y disponer de un CRM con la base de datos de los clientes con el fin de tener información para autogenerar trabajo.

4. Gestionar cobros

Para el cobro de deudas, el taller está amparado por el artículo 1.600 del Código Civil, que indica que el taller que haya efectuado una reparación en un vehículo puede retener este hasta que se le abone el importe de la misma. Este supuesto se podría llevar a cabo siempre que se disponga de los documentos precisos, como la orden de depósito debidamente rellenada y firmada. Si se financia, hay que establecer muy claramente cuál es la política de riesgos. Además es importante tener un control del cobro de las facturas, que se puede hacer mediante DMS, cuadro de tesorería, etc. Y es ideal negociar con el cliente un menor plazo de cobro y con proveedores un mayor plazo de pago.

5. Eliminar las malas deudas

Las deudas malas son las que no paga otro. Hay que definir una estrategia de reducción de estas deudas, plazo e importe. Solo deberíamos reunificar las deudas cuando sea necesario. Adecuarlas en tiempo y plazo de financiación. Solo nos financian profesionales y debemos prevenir la necesidad de las mismas y negociar las condiciones.

6. Aplicando austeridad

Austeridad no es tacañería, sino tener presupuesto anual. Saber cómo vamos en base a lo que nos hemos marcado. El 30% de gastos de una pyme son innecesarios. Hay que medir, interpretar y reducir el gasto.

7. Rentabilizar el efectivo

El dinero hay que invertirlo. No ahorrarlo, ya que el ahorro se lo come el aumento de precios. Podemos invertir en inmuebles, acciones, fondos, depósitos u otros negocios.

LA IMPORTANCIA DE SISTEMATIZAR LOS PROCESOS

"Sistematizando el negocio, este funcionará sin nosotros, afrontaremos mejor los cambios, aumentaremos la calidad y reduciremos los costes, localizaremos problemas como primer paso para mejorar y nos ayudará a superar una posible crisis", apuntó Roncel.

Esto se hace por escrito, documentando los procesos claves. Se trata de dividir el negocio en áreas de funcionamiento, dividir estas áreas en tareas, asignar tareas, funciones y responsabilidades, asignar modos y tiempos y fijar objetivos.

En su opinión, la sistematización supone tres fases: documentar el proceso, que supone el 75% del trabajo; evaluación, analizando si podemos mejorar, si hay que delegar o si debemos automatizar funciones; y mejorar, es decir, implantar las correcciones necesarias allí donde hemos detectado que podemos mejorar. "En resumen, necesitamos innovar para asegurar un buen futuro, lo que supone tener un control económico, crear un sistema y la mejora continua de ese sistema", añade.

HERAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL TALLER

Los empresarios del taller de automoción se beneficiarán de una serie de herramientas para poder mejorar su gestión. Son estas:

1. Un organigrama del negocio. Es fundamental para conocer el flujo que sigue cada proceso de reparación con el fin de determinar en qué fase del mismo entra cada trabajador y evitar posibles conflictos.

2. Planificador de trabajo (planning) que le permita visualizar al instante en qué fase de la reparación se está, qué carga de trabajo dispone cada operario y si existe alguna incidencia en alguna reparación. Además es preciso contar con una agenda que plasme las horas de trabajo en el taller. Estas horas deben estar cubiertas por operarios. El taller necesita trabajo útil.

3. Cálculo de coste de hora operativa. Se necesita conocer las horas que cada operario ha estado trabajando, las que ha estado ausente o incluso aquellas en las que ha estado realizando otras labores. Y analizar las horas que asignamos a cada técnico cada tarea.

4. Una orden de reparación o resguardo de depósito, que muchos talleres no la cumplimentan y es el primer paso para evitar conflictos: trabajos que hay que realizar, entrada y salida, y firma.

5. Panel de control en el que los técnicos puedan ver las horas asignadas a cada trabajo y controlar así el tiempo que se excede a cada operación y ver el beneficio.

Además se requieren una serie de habilidades técnicas, personales e interpersonales. Las técnicas son las que se derivan del conocimiento de la industria y la tecnología, del producto y proceso y para gestionar el proyecto. Las personales suponen pensar globalmente, tener integridad, respetuoso. Y las interpersonales se refieren a poseer capacidad de liderazgo, negociación, saber delegar, gestión de equipos, capacidad de tomar decisiones. "Con todo ello, el éxito del negocio está asegurado", concluye el experto.