Digitalizar el taller: más que un objetivo, un medio para alcanzar una meta

No le resulta familiar la sensación de que por mucho que escuchemos el término “digitalizar”, no acaba uno de tener muy claro a qué se refiere quién lo dice. Nos martillean con este tema. Políticos, gurús, ponentes, articulistas y “expertos” del sector nos repiten de forma machacona que debemos digitalizar las empresas para poder hacer frente a los retos futuros. Al oírlos me pregunto: ¿A qué demonios se están refiriendo? ¿Qué debo digitalizar? ¿Qué entenderá ese señor, o señora, por digitalizar?

Lo peor es que si finalmente nos atrevemos a preguntar, la posible respuesta que obtengamos sea igual de etérea, vaga, imprecisa o, lo que es peor, interesada. Por veces, tengo la sensación de que me intentan vender la digitalización como si fuera una poción mágica que resolverá por sí misma todos los males de mi empresa.

EVOLUCIÓN Y MEJORA

Nada más lejos de la realidad. La digitalización es simplemente una evolución, una mejora como cualquier otra que debemos asumir para que nuestro negocio pueda adaptarse, sea más eficiente y capaz de sobrevivir.

Debo confesar que tampoco tengo la respuesta de consenso para la gran pregunta: ¿Qué es digitalizar una empresa? Sí tengo claro lo que no es: digitalizar no es tener una página web (donde no se actualiza la información en meses y por la que se cuelan amenazas de todo tipo), tampoco es tener un sistema de citas online (y cuando vas a entregar o recoger el coche te siguen teniendo 20 minutos detrás de la pantalla, mientras el asesor teclea y teclea como hacia antes de “estar digitalizado”). Digitalizar no es obligar a que los técnicos/asesores fichen en un móvil/tablet, tomen docenas de vídeos/fotos y luego deban escribir de su puño y letra interminables informes, además de obligarles a imprimir docenas de hojas de papel que permitan justificarse ante la aterradora auditoria de turno de la marca.

En estas pocas líneas, no pretendo darle una visión nueva de la digitalización, más bien compartiré algunas conclusiones basadas en mi experiencia y que espero le sean de utilidad.

¿POR QUÉ DIGITALIZAR?

Antes de empezar a digitalizar, hay que tener las cosas claras:

- ¿Por qué debo emprender este proyecto? Porque para que mi negocio pueda seguir adelante, necesito tener procesos más transparentes, medibles, rápidos, (casi inmediatos), eficientes y rentables.

- ¿Cómo lo voy a conseguir? Implantando métodos que permitan trabajar mejor y más rápido, con menos pasos/clics/costes, haciendo las cosas una sola vez y cumpliendo con el plazo comprometido.

- ¿Qué voy a necesitar para lograrlo? Digitalizar.

Como vemos, la digitalización es una consecuencia, nunca debe ser un motivo en sí mismo o el objetivo a lograr. Es, básicamente, un medio para alcanzar nuestra meta.

QUÉ CABE ESPERAR DE LA DIGITALIZACIÓN

Digitalizar debe mejorar la trazabilidad, dotar de más transparencia y control, generar un mayor volumen de datos (que luego habrá que saber tratar), etc. Pero, sobre todo, digitalizar un proceso implica de forma obligatoria que:

• Se van a reducir drásticamente el número de clics, de pasos y de costes.
• Se eliminará de forma absoluta y total el papel.

Si por cualquier motivo, estos dos requisitos no se cumplen en el proceso a digitalizar, no funcionará. Deséchelo sin contemplaciones.

PLAN, PRESUPUESTO, EQUIPO

Una vez tenemos claro por qué queremos emprender este camino, y el destino a alcanzar (nuestro objetivo), ya estamos casi listos para empezar. Ahora solo necesitamos:

• Un plan. En este momento tan inicial, lo más probable es que no lo tenga. Pero en un momento concreto, antes de empezar, de firmar, debe tener claro el plan. Es muy importante que esté basado en hitos alcanzables, realistas y revisables.
• Un presupuesto. Debe tener claros sus límites y el ritmo de gasto que puede realizar. Y saber si puede contar con financiación y/o subvenciones (ojo con las subvenciones, pueden ser cuchillos de doble filo). Este tipo de proyectos pueden alargarse en el tiempo, por lo que el presupuesto debe estar alineado con el plan, es decir, por hitos y revisable.
• Un equipo implicado. Todo el personal y todos los departamentos de la empresa se verán afectados, ya que si pretendemos digitalizar un proceso completo, desde el principio (¿la cita?), hasta el último (¿el pago de los impuestos de dicha reparación?), pasando por la gestión de los técnicos, el recambio, los residuos, el pago, la facturación, seguimiento del cliente, contabilización, etc., todos los eslabones de la empresa se verán afectados en algún momento. Cada uno de estos eslabones puede ser un hito del plan, pero si ese hito no se cumple, el plan se rompe, el objetivo no se alcanzará, la inversión se convertirá en un gasto, acompañado de una enorme frustración combinado con multitud de problemas y reproches…así que, el compromiso de todo el equipo es fundamental.

UN EDIFICIO DIGITAL

Imaginemos que la digitalización sería la construcción de un edificio y que cada uno de los procesos que vamos a elaborar serían apartamentos separados e individuales. Aunque estos apartamentos sean individuales, todos ellos tienen elementos comunes que comparten, sin los cuales no serían habitables. Por ejemplo: cimientos, ascensores, suministros de agua, luz, gas, teléfono/internet, etc.

En nuestro “edificio digital”, antes de poder construir nuestros procesos, vamos a necesitar empezar por estos elementos comunes, básicos y necesarios:

1. Hardware: es necesario contar con equipos decentes y actuales. La digitalización no parará de evolucionar, por lo tanto, un equipo nuevo ahora, será viejo en tres años y puede que inservible. Una muy buena opción para disponer de equipos que sean capaces de hacer su trabajo, que puedan “jubilarse” sin que sean un engorro para la empresa y que además no tensione las finanzas sería el renting. Un buen equipo completo puede tener un coste en una horquilla de 20-40 euros al mes. A los 3-4 años, equipo nuevo y actual. Un equipo deficiente penaliza de forma severa la productividad.
2. Conexión y redes: es irracional tener un vehículo premium deportivo de última generación para conducir por caminos de piedras. Sin una buena conexión y unas redes sólidas, digitalizar es una quimera inalcanzable.
3. Software: programas oficiales, con suscripciones mensuales, son la mejor opción, la más segura, sólida y la más económica. Muchas de ellas incluyen innumerables servicios, incluyendo almacenaje casi ilimitado en la nube.
4. Seguridad: estar conectado al mundo implica que somos visibles también para malas personas que nos querrán hacer daño. Debes estar protegido debidamente con programas defensivos, no solo antivirus. Y por supuesto, nada de licencias gratuitas.

EL DIGITALIZADOR

Si debe desarrollar o implantar una herramienta, o bien conectar las que tienes para que se comuniquen entre ellas, o puede que un poco de todo, necesitará contar con un profesional. Esta es una cuestión muy sensible, y que por sí misma merecería unos cuantos artículos. Dejo tres recomendaciones muy básicas al respecto:

1. El profesional debe analizar exhaustivamente los procesos a digitalizar y realizar una propuesta completa por hitos, que incluya un presupuesto detallado. Una desviación de más del 10% de un hito y/o de su presupuesto debe permitir un replanteamiento o, incluso, la salida del proyecto.
2. Si hay desarrollo, debe quedar claro que el cliente ostentará la propiedad del “Código Fuente”. Esto le permitirá ser libre si se corta la relación con el profesional por el motivo que sea.
3. En el contrato deben aparecer por separado el desarrollo, la implantación, la formación, las condiciones de entrega y si plantean un mantenimiento posterior.

¿VALE LA PENA?

Creo que más de un lector se preguntará, y con razón, si tanta complejidad vale la pena y tiene retorno. Le contesto aportando un dato real, propio y reciente: una inversión de 6.000 euros en la digitalización parcial de un proceso en mi empresa me ha permitido ahorrar alrededor de 10 jornadas laborales al mes a dos personas.

Así que, definitivamente sí. Una digitalización bien entendida y bien implantada vale la pena.

Artículo incluido en el Manual del Taller de Electromecánica y Diagnosis 2021 de Infocap.